«Convocamos una reunión y lo vemos» se ha convertido en la respuesta por defecto universal a la mayoría de los problemas. ¿Cómo avanza ese proyecto? Convoquemos una reunión. ¿Los resultados no son los esperados? Convoquemos una reunión. ¿Qué decisiones tomar? Convoquemos una reunión. ¿Tienes algunas ideas para compartir? Convoquemos una reunión. ¿Luchando con tomar medidas para corregir herencias del pasado? Convoquemos una reunión.

Aunque convocar una reunión puede ser la solución en muchos casos, no siempre es la mejor respuesta. Y si se convierten en el modus operandi y no se realizan de forma ejecutiva con objetivos claros, la mayoría de veces simplemente no se toma ninguna decisión incurriendo en un coste de empresa nada despreciable. Harvard Business Review trae un árbol de decisiones para ayudarte a determinar rápidamente si una reunión tiene sentido.

Harvard Business Review: ¿realmente necesitas convocar esa reunión?

Harvard Business Review: ¿realmente necesitas convocar esa reunión?

Guardad o imprimid este árbol de decisión para que cuando toméis la decisión de convocar una reunión sea lo más eficiente posible. Esto es lo que debéis considerar en cada paso:

1 – ¿He meditado sobre la situación?

Cuando no tienes claridad sobre lo que estás pasando en un proyecto y cuál es la situación del mismo, es tentador convocar una reunión para autopercibir una falsa sensación de progreso. A menos que la intención de la reunión sea estructurar el proyecto, en este punto, convocar una reunión es un uso ineficiente de tu tiempo y del de tus colegas. No lo hagas. En lugar de esto, dedica tiempo a pensar un poco de forma estratégica. Recopila de forma aislada la información que necesitas y evalúa el alcance del proyecto, el estado actual, los hitos potenciales y diseña un plan de acción para lograr un progreso significativo. Una vez que hayas acabado tu trabajo de prepararte la visión estratégica, puedes pasar al siguiente paso de considerar si tiene sentido llevar a cabo la reunión.

2 – ¿Necesito información externa para avanzar?

Es posible que te encuentres en una situación en la que sabes todas las tareas que hay que llevar a cabo y simplemente sólo necesitas que se haga el trabajo. Si te encuentras en este punto, por favor, no programes una reunión; actualiza tu lista de tareas y toma medidas para que se lleven a cabo. Sin embargo, si después de aclarar a cada recurso su tarea, necesitas información externa para responder dudas que hayan surgido o dar feedback para sentirte cómodo antes de pasar a la acción, entonces continúa.

3 – ¿Avanzar requiere una conversación en tiempo real?

Si necesitas respuestas a preguntas que han surgido pero no requieres respuestas inmediatas (tiempo real), un email  puede ser una buena opción en lugar de una reunión. Esto es incluso más cierto cuando lo que buscas son comentarios o valoraciones sobre tus planes o algún tipo de informe. Será mucho más eficiente para todos los involucrados si envías los archivos que quieras que sean valorados para que cada colega pueda analizar por sí mismo y con calma los documentos (no incómodamente durante una reunión en persona mientras se consume un valiosísimo tiempo) y luego te enviarán los comentarios pertinentes. Si, al contrario, estás absolutamente convencido que tu situación concreta requiere una conversación en tiempo real, continúa con el flujo.

4 – ¿El tema a tratar requiere una reunión cara a cara?

Cuando necesitas respuestas inmediatas pero no necesariamente necesitas ver a la persona, tienes multitud de opciones. Un chat (léase como chat, slack, teams o cualquier herramienta de chat a tu disposición, incluso un educado y conciso whatsapp) te puede ayudar a responder esas dudas rápidamente, o si lo que requieres son conversaciones más profundas puedes programar una llamada o una videoconferencia y te resuelve la papeleta de forma eficiente. ¿Puntos a favor? No solo te ahorra tiempo de desplazamiento (ir y venir del sitio de la reunión) sino que, si alguien suele llega tarde,  podrás sacar las cosas adelante en lugar de tener que sentarte y esperar a que se presente. Valóralo.

Si al final decides que necesitas tratar el tema cara a cara en persona, de acuerdo, convoca la reunión y piensa de antemano cómo puedes hacerla lo más eficiente y efectiva posible. Esto significa considerar y tener muy clara:

  1. Tu intención de la reunión (¿qué deseas que se decida? ¿qué quieres sacar en claro?)
  2. Establecer los resultados deseados
  3. Preparar cualquier material que se deba revisar o enviar por adelantado.

Con este proceso, o uno similar a éste, de toma de decisiones, puedes vislumbrar de forma nítida cuando es indispensable convocar reuniones y con ello reducir radicalmente la cantidad de reuniones que convocas y a las que asistes y, evidentemente, aumentar la productividad.

Artículo original (inglés)

Harvard Business Review: How Netflix Reinvented HR

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